Power Query de Excel, un gran aliado

Recuerdo hace unos años, cuando salió Power Query Excel, que nadie entendía muy bien para qué sirve. Yo mismo estuve reticente a utilizarlo durante mucho tiempo.

¿Por qué?

Muy sencillo, porque en mi cabeza no cabía la posibilidad de que Excel pudiera hacer una gestión masiva de datos…

Pero estaba muy equivocado.

Sigue leyendo y déjame que te cuente algunas cosas de Power Query que estoy seguro de que te van a parecer muy interesante para trabajar con datos.

¿Para qué sirve Power Query?

La primera definición que hace Microsoft en su página es:

Power Query es una tecnología de conexión de datos que permite detectar, conectar, combinar y refinar orígenes de datos para satisfacer sus necesidades de análisis. Las características de Power Query están disponibles en Excel y Power BI Desktop

O sea que vemos que habla de 5 cosas:

  • Detectar
  • Conectar
  • Combinar
  • Refinar
  • Análisis

En definitiva, sirve casi para lo mismo que Excel (pero sin gráficos)… porque los gráficos ya los pone Power BI (por cierto te recomiendo este mega articulazo de Power Bi).

Vale, vale, esto suena interesante. O sea que puedo unir diferentes fuentes de datos, refinarlas y analizarlas… hum, muy interesante.

Pues sí. Básicamente es para lo que sirve Power Query.

Y no te pienses que necesitas millones de registros para que Power Query tenga sentido. Con muy poquitos datos puedes hacer maravillas de manera más sencilla que en Excel.

¿Qué datos puedo usar en Power Query?

Aquí tengo muy buenas noticias que darte.

En Excel Power Query puedes importar casi cualquier tipo de dato que provenga de una Base de Datos o de otro archivo de Excel.

Las fuentes de datos típicas que usaremos en Power Query son:

  • Un archivo de Excel
  • Varias tablas de un mismo archivo de Excel
  • Una base de datos
  • Azure (el sistema Cloud de Microsoft Office).
  • Otras fuentes de datos: y hay infinidad de posibles conexiones. Desde un CRM hasta Google Analytics.

Esta fuentes de datos podrán estar embebidas en nuestro propio Excel como tablas o podrán estar en diferentes archivos de Excel (o de otro tipo de fuente de datos).

Es decir, las posibilidades de integración de datos son casi infinitas.

Refinar datos en Power Query

Pero si la integración de datos de diferentes fuentes te parece interesante con esto sí que vas a quedarte totalmente enamorado.

En Power Query Excel podemos mejorar nuestros datos de manera ágil y sencilla…

Mediante su sistema de gestión por pasos podremos evitarnos las complejas fórmulas que realizamos en Excel para obtener un único dato y hacerlo poco a poco.

¿Qué podemos hacer para transformar nuestros datos en Power Query?

Muy sencillo… de todo.

  1. Podemos quitar columnas que no utilizamos
  2. Cambiar el tipo de dato que no queremos
  3. Obtener datos de otras tablas e insertarlos en nuestra consulta
  4. Crear columnas calculadas condicionales
  5. Crear fórmulas con los datos de nuestras columnas o con datos de otras tablas o variables.
  6. Etc, etc, etc.

Vamos, que ya casi no vas a necesitar Excel para limpiar y transformar tus datos… bueno, sí que lo vas a necesitar porque Power Query es un complemento de Excel que en las versiones últimas ya viene de serie.

La muerte de la función BUSCARV con Power Query

Una de las cosas que en la transformación de datos a todos nos vuelve locos y nos trae «por la calle de la amargura» es que muchos utilizamos la función BUSCARV o las funciones INDICE y COINCIDIR para traernos datos de otras tablas. Con Power Query esto se va a acabar gracias a su magnífica funcionalidad de combinar tablas o consultas en una única consulta.

De esta manera podremos traernos datos a una única consulta de varias tablas. Algo parecido a lo que en SQL se llama join pero mucho más sencillo e intuitivo.

En este post de Microsoft se explica perfectamente a lo que me refiero:

Combinar datos de diferentes fórmulas

Dar un paso más en tu análisis de datos

Con Power Query puedes analizar tus datos de manera muy sencilla. Puedes realizar agregaciones, uniones, sumas, contar… básicamente cualquier operación que haríamos con tablas dinámicas pero sin usarlas.

Maravilloso, ¿verdad?

Pero no sólo esto. Después de realizar nuestro análisis en Power Query podremos hacer tres sencillas cosas:

  • Descargar nuestros datos a Excel y seguir «cacharreando».
  • Utilizar nuestros datos en Power Bi y hacer reportes visuales como siempre has querido.
  • Enviar los datos al modelo de datos para seguir trabajando de manera más completa en Power Pivot.

Nota Final

Estoy convencido de que a estas alturas estarás deseando empezar a probar Power Query… sólo te diré una cosa:

«Tranquilo, se tarda un poco en cogerle el truco»

Pero como no hay casi nada en la vida que no se pueda aprender te animo a que te pongas con ello.

Estoy seguro de que al poco tiempo tendrás nostalgia de Excel con sus maravillosas hojas y su cantidad de opciones y te apetecerá volver pero ya no querrás dar un paso atrás.

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