En una entrada anterior con este nombre, ya vimos una manera de verificar la letra del DNI. Aquí vamos a ver cómo Excel nos puede ayudar a construir una comprobación mucho más robusta, aunque no signifique que ya estamos libres de errores mediante la técnica de validación de datos y una fórmula de condiciones anidadas (tendremos cuatro). Fundamentalmente, lo que quiero mostrar es la potencia de la opción Personalizada de la validación de datos. Por otra parte, el uso de condiciones anidadas nos permite lograr muy buenos resultados aunque pueda resultar, en ocasiones, complicado de seguir.
Productividad
Buenas prácticas en Excel – formateo de datos
Existe un conjunto de buenas prácticas en Excel de formateo de datos aceptadas universalmente que facilitan la lectura y comprensión de nuestro trabajo. La semana pasada me envío una compañera un modelo que había preparado. Como los datos básicos y las fórmulas que había utilizado basándose en esos datos tenían los colores de fuente estándar, era bastante sencillo seguir su razonamiento a lo largo de las diferentes hojas del libro. Lo contrario, tablas construidas con un lógica nada sencilla de seguir, también lo he visto y con demasiada frecuencia. Como veremos, todo es una cuestión de orden. Desde Excel y VBA os queremos mostrar el estado actual de este aspecto de las buenas prácticas en Excel.
Formato de tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son, sin lugar a duda, la herramienta más potente de Excel… la funcionalidad con más éxito. En esta web ya hemos hablado varias veces de las tablas dinámicas (ver tutorial de tablas dinámicas) pero es un tema que tienen tanta profundidad que vamos a seguir con ello. En esta ocasión hablaremos de formatear una tabla dinámica… porque sí, efectivamente, son feas… pero con un par de toques de gurú convertirás tus tablas dinámicas en elegantes reportes.
Tipos de validación de datos
Hay varios tipos de validación de datos que introducimos en una tabla, más allá de la creación de listas de validación, que nos permite restringir las entradas y obtener cierta seguridad en que la información que tenemos está dentro de los rangos predefinidos. Gastar un poco de tiempo en preparar las herramientas adecuadas siempre será una buena idea porque la información que manejamos debe ser lo más exacta posible. Deben ser datos incontrovertibles. Sobre los que alguién pueda tomar decisiones.
Buenas prácticas en Excel – documentar el trabajo
La considero una buena práctica en Excel, aunque no es un estándar o, al menos, yo no la he visto en ninguno de los documentos que he leído. Documentar nuestras hojas de calculo parece aburrido y también una pérdida de tiempo. “Es mío, sé lo que he hecho”. Es bastante frecuente volver a abrir un fichero Excel después de varias semanas de no trabajar con él y perder un buen rato navegando por las hojas, fórmulas y datos que contiene para recordar qué es lo que hacía. A veces, me he quedado perplejo porque no recordaba los criterios que había usado en el tratamiento de la información. Incluso he debido buscar de nuevo algunos documentos de word, pdfs, otros ficheros de Excel, que había usado como referencia. Os animo a gastar un poco de tiempo en esta labor sin la que yo no considero terminado mi trabajo. No será tiempo perdido, máxime si el fichero puede ser compartido en algún momento.