Existe un conjunto de buenas prácticas en Excel de formateo de datos aceptadas universalmente que facilitan la lectura y comprensión de nuestro trabajo. La semana pasada me envío una compañera un modelo que había preparado. Como los datos básicos y las fórmulas que había utilizado basándose en esos datos tenían los colores de fuente estándar, era bastante sencillo seguir su razonamiento a lo largo de las diferentes hojas del libro. Lo contrario, tablas construidas con un lógica nada sencilla de seguir, también lo he visto y con demasiada frecuencia. Como veremos, todo es una cuestión de orden. Desde Excel y VBA os queremos mostrar el estado actual de este aspecto de las buenas prácticas en Excel.

Color de fuente

En nuestras hojas tendremos una combinación de constantes, fórmulas y referencias a otras hojas o libros. Para diferenciarlos se usan los siguientes colores de fuente:

• color de fuente azul: constantes, información histórica y asunciones (valores que aceptamos como ciertos y asumimos como propios).
• color de fuente negro: todas las fórmulas y datos que se han tomado de otras hojas o libros de excel pero que no tienen un enlace a esas hojas o libros.
• color de fuente verde: referencias directas a otras hojas o libros de trabajo.

También pondremos en azul las celdas de datos que aceptan texto.

Formatos especiales  para celdas de entradas de datos que sólo aparecen una vez, por ejemplo, nombre de la compañía, precio de la acción, tasa de impuestos, etc: se pondrá con fondo amarillo, fuente en azul y celda recuadrada.

Constantes y asunciones, porcentajes y fechas

Formato de contabilidad con símbolo de moneda solamente en la primera y en la última líneas de una tabla de datos que tengan ese significado.

Lugares decimales: si el dato es menor que 1.000 millones, pondremos un decimal, si es mayor ningún decimal.

En cuanto a los porcentajes, normalmente lo formatearemos con un único decimal. El porcentaje puede ir en cursiva salvo que sean asunciones.

Las fechas se muestran como día, mes y año o simplemente como año, pero se escribe la fecha completa, usando el formato de fechas (dd/mm/aaaa) o uno personalizado (aaaa). De esta manera, podremos usar las siguientes fórmulas para calcular las fechas año próximo y año anterior.

• año anterior: =fecha(año(celda de fecha)-1;mes(celda de fecha);día(celda de fecha))
• año siguiente: =fecha(año(celda de fecha)+1;mes(celda de fecha);día(celda de fecha))

Bordes, fuentes y color de relleno

Los bordes no se deben usar en exceso para facilitar la lectura e interpretación de los datos. Normalmente, sólo se incluirán para resaltar y aislar información muy relevante

El tamaño de fuente apropiado es 10,11 ó 12 y las fuentes estandar son Ariel, Calibri o Helvética.

El color de relleno de celda será generalmente el blanco. Sólo se usará el relleno para títulos o para resaltar líneas de resumen de datos clave.

La alineación de la información seguirá la configuración general: texto a la izquierda, si acaso con una sangría para algún texto que muestre algún cálculo relevante. Los números negativos suelen ir en rojo y entre parentesis en lugar de con el signo menos delante, para dejar todo bien claro. Entonces, el formato de los números positivos sería #.##0,00_) para su correcta alineación con los negativos.

Los encabezados, títulos de las secciones y los títulos, se pueden formatear centrándolos en la selección. Fuera de estos casos no se debe usar la combinación de celdas para evitar problemas en la alienación de los datos.

El estilo de fuente negrita se reserva para:

• títulos y resúmen de sección
• para fechas como cabecera
• asunciones a las que se debe prestar especial atención
• en algunas tablas y modelos, se reserva también para formatear los datos del ejercicio corriente.

El estilo itálica, también llamado cursiva, se reserva principalmente para porcentajes.

Aparte de esto, el estilo de fuente será normal.

Formato de líneas de comprobación

Al crear modelos o tablas, es imprescindible en la mayoría de las ocasiones, crear una línea final de comprobación que nos permita verificar que la información obtenida en una parte de nuestro fichero es lo que queríamos obtener. El formato de esta línea debería algo así:

Conclusión

Hagamos lo que hagamos, espero que aplicando a partir de ahora estas sencillas pautas, tenemos que ser consistentes y, por lo tanto, comprobar que el color de fuente es el que corresponde al “codigo” de tipo de información y que el modelo es claro y legible. Pero no hay que agobiarse y gastar horas formateando cuando estamos presionados por una entrega. Lo más importante sigue siendo que nuestras constantes y las asunciones que hemos adoptado, la estructura de la información y las fórmulas que se han empleado sean correctas.

Este post es un resumen de un pdf publicado en inglés por Breaking into Wallstreet. Puede ver el documento aquí.