En ocasiones tenemos una tabla con encabezados de columna en la primera fila y con encabezados de fila en la primera columna. Todo lo del medio son valores, de manera que el valor buscado será el que esté en la intersección de la fila y la columna que nos interesen. Pongamos por ejemplo esta tabla:
En casos como este, si queremos extraer la información, lo primero que se nos viene a la cabeza es utilizar BUSCARV. Lo podemos complicar todo lo que queramos, incluso combinándolo con COINCIDIR. Si pensamos un poco más, podemos intentar localizar el valor con INDICE y COINCIDIR. Otra alternativa sería utilizar DESREF y COINCIDIR. De todo esto hemos hablado ya en ExcelyVBA.com, y un usuario avanzado debería dominar todas estas maneras.
Un poco más allá
Pero hay una manera que no todo usuario avanzado conoce. Y es utilizando la función SUMA.
Todo el mundo sabe que la función SUMA sirve para sumar. Si seleccionas un rango, suma todos los valores de ese rango. En el caso de seleccionar varios rangos, suma todas las celdas con valores de esos varios rangos. Si en el rango hay valores que no son numéricos, suma solo los numéricos. Todo esto está bien explicado en la entrada sobre la función SUMA que ya escribimos en su día.
Pero… ¿Puede haber algo más en la función SUMA? ¿Existe alguna funcionalidad oculta? Bueno, oculta no sé, pero no lo he visto reflejado (a día de hoy) en las webs de documentación de Microsoft.
Resulta que nosotros podemos utilizar varios separadores en el argumento de la función SUMA. Si utilizamos punto y coma (en español es el separador de listas por defecto; en inglés sería la coma; también vale la barra vertical esa rara que sale pulsando AltGr + 1 [|] ), estamos separando diferentes rangos que queremos sumar. Si utilizamos dos puntos, sabemos que estamos generando un rango con varias celdas, y sumaremos todas las celdas de ese rango. Pues hay otro separador: el espacio. ¿Cómo funciona?
Si separamos dos rangos por un espacio, la función SUMA sumará todas las celdas que estén en la intersección de ambos rangos. ¿Recordáis cuando de pequeños nos enseñaban en matemáticas la teoría de conjuntos?
Bueno, pues es algo parecido, pero con rangos de celdas.
Espera, espera, ¿la función SUMA también es la función INTERSECCIÓN?
Dicho sea por delante que la función INTERSECCIÓN no existe, pero sí, la idea es esa. Imaginemos que hacemos la siguiente suma:
=SUMA(10:11 G:G)
El resultado será 15.000€
La imagen se explica por sí sola:
¿Lo hacemos más potente?
Vamos a añadir una nueva operación que va a hacer aún más interesante esto. Utilicemos el catálogo de nombres. Para ello, seleccionamos toda la tabla, incluidos los encabezados, y con todas las celdas seleccionadas, vamos a la banda de fórmulas, al grupo Nombres definidos, y a la función Crear desde la selección. Así:
En el diálogo que se nos abre, dejamos marcado Fila superior y Columna izquierda, como viene por defecto y damos a Aceptar. Esto nos habrá creado un rango definido para cada columna, y un rango definido para cada fila. Las filas se llamarán “Enero”, “Febrero”, etc. Las columnas se llamarán “Ventas”, “Unidades”, etc.
Una vez hecho esto, la función SUMA la podemos redefinir de la siguiente manera:
=SUMA(Septiembre Margen_Bruto)
El resultado será 67% en este caso.
Por supuesto que también podemos crear rangos utilizando los dos puntos, como por ejemplo:
=SUMA(Septiembre:Diciembre Gastos)
Esto sumaría 42.000€
Conclusión
Con dos clicks hemos definido 17 rangos con nombres reconocibles que harán que nuestras fórmulas sean muchísimo más legibles. Utilizando el separador espacio dentro de la función SUMA, hemos simplificado muchísimo la selección de un resultado en una tabla que, de otra manera, nos obligaría a utilizar una fórmula con varias funciones, combinando INDICE, DESREF o BUSCARV con COINCIDIR.
Te dejo que juegues con las distintas posibilidades que tu imaginación está empezando a generar.
Espero que este truco lo utilices insistentemente a partir de ahora.
Si quieres el archivo que he utilizado para hacer los ejemplos, puedes descargártelo del siguiente enlace:
[sociallocker]Intersección con SUMA[/sociallocker]