Hace unos días me preguntaron por algún sitio que tuviera algún modelo de plantillas de facturas para autónomos en Excel y lo que me encontré fue un terrible desastre.
Lo que me encontré fue:
- Un montón de plantillas muy feas y cutres que te obligan a hacer todo el trabajo manual
- Un buen puñado de libros de Excel muy complejos y mal explicados
- Algunas plantillas razonablemente buenas pero que estaban muy desfasadas tanto en formato como en las notas.
Así que me decidí a crear mi propia plantilla de factura para autónomos… Luego me animé y creé una plantilla de factura para empresas y el resultado puedes encontrarlo a continuación.
Plantilla de facturas en Excel
Hacer una plantilla de facturas en Excel no es muy difícil. Tan sólo necesitas saber los datos de facturación del cliente y los del autónomo… cosa que independientemente de si haces la plantilla en Word, en Excel o en una tablilla de barro deberías saber.
Después deberás poner el concepto, el importe de la factura, el impuesto que le rige (que en el caso de España es el IVA) y después el importe total a pagar.
Finalmente una factura debe tener un número de factura y una fecha.
Como puedes ver en la imagen anterior de plantilla de factura en Excel el modelo es muy sencillo. Nosotros te dejamos esta muestra para descargar la plantilla de factura en Excel aunque tú mismo podrías hacer una.
¿Qué debe incluir una factura en Excel?
Una factura, ya sea hecha en Excel o en otro sistema deberá incluir, al menos, los siguientes datos:
- Emisor de la factura: en esta plantilla vas a encontrar un recuadro para rellenar tu información incluyendo el nombre de la empresa, su logo, el domicilio social y el CIF. En el caso de que la factura sea hecha por un autónomo los campos serán muy parecidos. Deberás incluir tu nombre, tu dirección, tu DNI (o número de identificación) y listo.
- Receptor de la factura: una factura puede ser recibida por un cliente particular, otro autónomo u otra empresa. En este caso será el receptor de la factura el que te deba indicar los datos que debes incluir. Lo normal es que sean los mismos que el del emisor de la factura.
- Número de factura y fecha de factura. La fecha de la factura debe ser el momento en el que se prestaron los servicios. De lo contrario sería un tipo de fraude). El número de una factura debe ser consecutivo. Es decir, todas las facturas deben de tener un número y este número ser incremental.
- Concepto y precio: esto será el motivo por el que extiendes la factura. Puede ser por uno o varios conceptos. También deberás indicar el precio aunque esto no es obligatorio.
- Subtotal: es la suma de todos los conceptos.
- IVA o VAT: que es el impuesto sobre el valor añadido. En servicios, normalmente en España es del 21%. Para calcular el IVA deberás multiplicar el importe del subtotal por el % de IVA o VAT. Normalmente =Subtotal * 21%
- Retención: en el caso de los autónomos hay países como España que los autónomos están obligados a tener una retención de IRPF. Este valor suele ser del 15%. La retención se calcula como el subtotal * 15% (si este es el valor de retención). La retención sólo se aplicará a empresas y otros autónomos. Nunca se aplicará a un consumidor final.
- Total: el total de la factura que se debe abonar. En este caso será la suma de: Subtotal + IVA – Retención.
¿Qué más tiene la plantilla de facturas para autónomos?
El libro que hemos preparado está orientado a crear facturas en PDF desde Excel y llevar un registro de las mismas. Tan sencillo como eso.
Para eso hemos creado una plantilla en Excel con las siguientes hojas:
0. Introducción
En esta pestaña encontrarás una breve descripción de cómo usar el libro de Excel que tienes delante. En la siguiente imagen puedes ver que tiene poco texto así que no te asustes. Nuestro objetivo con esta plantilla ha sido simplificar al máximo:
1. General
En la siguiente pestaña es donde debes rellenar tus datos de facturación y los de tus clientes. He dejado unos datos falsos para que veas como funciona el libro y no te asustes al verlo todo vacío. Debes poner los tuyos y los de tus clientes, si tienes un sólo cliente mejor para ti. Así te ahorras tiempo… pero si tienes varios no es problema. Puedes poner tantos como necesites.
2. Archivo facturas
En esta pestaña nos encontramos con un listado de las facturas que hemos ido creando (aunque también podemos añadir las antiguas facturas que tuviéramos)… aunque esto es un poco rollo, ya lo siento 🙁
Las columnas que ves en verde son las que debes actualizar tú manualmente, pero básicamente son dos columnas muy sencillas: el estado de la factura y si has pagado o no el IVA. Esto te ayudará a controlar tus finanzas un pelín en cuanto a obligaciones tributarias y al pago de las facturas de tus clientes.
3. Nueva factura
Esta pestaña te servirá para crear nuevas facturas. Tan sólo tendrás que seleccionar a qué cliente va dirigida y después rellenar los campos que se indican en el recuadro de la parte de la derecha. Este modelo de factura es válido en casi cualquier parte y sobre todo, es muy sencillo.
4. Control
La última hoja del libro. Como su nombre indica, esta pestaña nos ayuda a controlar nuestra facturación y el pago del IVA. Esta pestaña está totalmente construida con tablas dinámicas y con segmentación de datos por lo que es muy fácil que con un poco de maña puedas ir modificando su contenido.
Modifica lo que quieras
La plantilla para facturas en Excel está totalmente desprotegida. Tanto la parte de Excel como la de VBA.
¿Por qué?
- Porque esto es una versión beta y hay que tratar de mejorarla entre todos con nuevas ideas (ojo, sin complicarla demasiado).
- Porque os la regalamos y me gustaría que la modifiquéis para que os sirva a vosotros. Si hacemos una plantilla así queremos que se use, no que se quede guardada y sin usar.
- Porque soy amante del Software Libre y eso significa que esta plantilla se rige según las leyes de Creative Commons del tipo Reconocimiento (Se permite cualquier explotación de la obra, incluyendo una finalidad comercial, así como la creación de obras derivadas, la distribución de las cuales también está permitida sin ninguna restricción.)
¿Comentamos?
Vale, quizás haya que hacer mejoras en la plantilla así que toda sugerencia será válida. Te pido el favor de que me digas cómo hacerlo y que lo hagas con claridad y exactitud. Ojo, esto es como la carta a los “Reyes Magos”, no siempre traen lo que pides por muchas razones 🙂
Descarga la plantilla de Excel
Los dos siguientes enlaces son para que te descargues la plantilla que más te encaje. En la plantilla para Autónomos se tiene en cuenta la deducción por IRPF. En la plantilla para PYMEs no se tiene en cuenta.
Una pequeña renuncia de responsabilidad: ExcelyVBA.com no se hace cargo del mal uso de la plantilla en ningún sentido tanto por el daño que pueda causar al emisor de la factura como al receptor de la misma.