El siguiente ejercicio de Excel tiene como objetivo preparar al usuario para crear un cuadro de mando en Excel para poder reportar una cierta actividad de manera visual y sencilla, orientada siempre al público hacia el que el cuadro de mando va dirigido. Tradicionalmente un cuadro de mando se compone de un conjunto de indicadores agrupados de diferentes maneras. En la actualidad, los cuadros de mando suelen realizarse (para grandes corporaciones) en herramientas de BI (Business Intelligence) aunque muchos departamentos siguen usando Excel como herramientra principal para preparar estos reportes. Para aprender un poco más sobre cuadros de mando integrales puedes ir al siguiente enlace: wikipedia.org/Cuadro_de_mando_integral.

EJERCICIO

En el siguiente ejercicio vamos a realizar un cuadro de mando integral con los datos que tenemos de distribución del tiempo de un área dentro de una empresa. En este ejercicio tenemos una extracción de una herramienta de “control del tiempo” de los empleados.

El objetivo del cuadro de mando será que cada uno de los managers vea el tiempo dedicado por su equipo a las diferentes actividades posibles.

Para realizar este cuadro de mando utilizaremos la validación de datos, gráficos dinámicos que varían en función del número de elementos, crearemos listas de datos, usaremos tablas dinámicas, usaremos checkboxes para hacer validaciones… etc.

La información necesaria para el cuadro de mando puede encontrarse en el siguiente enlace: Ejercicio Creación de un dashboard

SOLUCIÓN

La solución de este ejercicio no es compleja pero requiere del conocimiento de varias áreas de Excel.

1. Lo primero que se ha hecho con este ejercicio es ligar la información de las áreas, las personas y su manager en la hoja Data. Esto se ha conseguido transfiriendo la información de la hoja de configuración a la hoja “data” mediante la función BUSCARV (para leer más de esta función haz click aquí).

2. Después hemos realizado un pequeño análisis de la información de la hoja data mediante tablas dinámicas. Para saber más de tablas dinámicas puedes visitar este tutorial o este ejercicio resuelto.

3. Creación de dos listas de validación de datos para poder elegir de desplegables, en nuestro cuadro de mando, el manager que queremos analizar o la semana o ambos. Para ello, pensamos que sería mucho más sencilla elegir los valores de una lista que tener que escribirlos. Si necesitas aprender un pelín más sobre listas de validación échale un vistazo al siguiente enlace: validación de datos.

4. Por último hemos creado una serie de gráficos ligados a los resultados de manera que tengamos un reporte visual.

Con estos sencillos cuatro pasos habremos creado un cuadro de mando en Excel con el que poder reportar cualquier actividad de forma sencilla, gráfica e interactiva.

En el siguiente enlace puedes descargar el cuadro de mando que hemos presentado en este artículo para que puedas ver cómo se hace: Resolución creación de un dashboard