La considero una buena práctica en Excel, aunque no es un estándar o, al menos, yo no la he visto en ninguno de los documentos que he leído. Documentar nuestras hojas de calculo parece aburrido y también una pérdida de tiempo. “Es mío, sé lo que he hecho”. Es bastante frecuente volver a abrir un fichero Excel después de varias semanas de no trabajar con él y perder un buen rato navegando por las hojas, fórmulas y datos que contiene para recordar qué es lo que hacía. A veces, me he quedado perplejo porque no recordaba los criterios que había usado en el tratamiento de la información. Incluso he debido buscar de nuevo algunos documentos de word, pdfs, otros ficheros de Excel, que había usado como referencia. Os animo a gastar un poco de tiempo en esta labor sin la que yo no considero terminado mi trabajo. No será tiempo perdido, máxime si el fichero puede ser compartido en algún momento.
Algunas de las herramientas:
Insertar comentarios
Podemos insertar comentarios en los títulos de las tablas para aclarar que datos contiene, el formato, las opciones o cualquier otra cosa. Esta facilidad de Excel nos permite además explicar algún criterio adoptado.
- Para crear uno nuevo o editar uno existente podemos utilizar Shift + F2 y Esc Esc (dos veces ESC) para salir.
- También podemos ir a Revisar – Nuevo comentario como muestra la siguiente figura:
- Otro método es hacer clic con botón derecho del ratón y seleccionar Insertar Comentario. Con el teclado hacemos lo mismo con la combinación Shift + F10 y luego la letra s.
Cuando hablamos de criterios, aclaraciones, etc. , si el documento va a imprimirse, es mejor utilizar breves comentarios en la celda inmediatamente a la derecha.
Insertar cuadros de texto.
En el menú Insertar, grupo Texto encontramos Cuadro de texto.
Tengamos cuidado de dónde situamos esos cuadros de texto. Yo lo suelo emplear en una hoja nueva que llamo Notas donde escribo todo lo necesario para recordar lo que he hecho. Mientras construyo la hoja de cálculo, también escribo los problemas que me van surgiendo. Después dejo únicamente lo necesario.
Insertar documentos word, pdf y otros.
Encontraremos el icono Objeto también en Insertar – Texto
En la pestaña Crear de un archivo buscaremos el fichero que queremos adjuntar.
Como se lee en la imagen, lo que hacemos es adjuntar el documento de manera que podamos abrirlo y modificarlo con el software que lo creó. Recomiendo seleccionar el cuadro Vincular, porque si modifico el fichero fuera de la copia que he guardado en mi fichero Excel, esos cambios no aparecen en mi documento.
Guardar ficheros excel como hojas del libro en el que trabajamos.
Debemos tener mucho cuidado con las referencias a libros externos. Ralentizan Excel y se pueden producir errores si se envía por correo electrónico nuestro fichero a otro colega. Por lo tanto, debemos reunir en el libro de trabajo toda la información que necesitemos y cada vez que queramos trabajar con este libro, deberíamos ver si hay alguna actualización de los datos.
Si estamos utilizando hojas de cálculo como bases de datos que actualizamos periódicamente, deberemos considerar la posibilidad de poner todos esos datos en un verdadero software gestor de bases de datos.