En ocasiones me he encontrado, con más frecuencia de la que me gustaría, documentos de excel imposibles de leer, seguir o reutilizar. El problema más común es el desorden, la falta de organización.
Mi tutor de proyecto de carrera me dijo una vez: “Un excel sólo lo entiende el que lo ha hecho”. Creo que esto es un error, creo que se pueden hacer documentos que pueda leerlos cualquiera. Otra cosa muy diferente es que entienda la mecánica de las fórmulas, pero eso es harina de otro costal.
Guía para hacer un buen Excel
Hacer un buen Excel requiere de bastante dedicación a la hora de formatear y de hacer corregir el estilo de todo nuestro libro de Excel… en definitiva, es como afinar las notas de una guitarra para que nada suene disonante.
- Si el documento tiene varias hojas con información diferente es una buena práctica crear una hoja resumen con cajitas o links que nos permitan dirigirnos a las diferentes partes/hojas del documento.
- Explica el contenido de cada hoja en la portada en un parrafito, y si crees que es necesario, también puedes hacerlo en cada hoja.
- Poner un buen título, representativo a cada hoja. No hace falta que uses todos los colores del arcoiris, es más, con dos o tres es mucho más que suficiente. Pero no pongas letras de tamaño minúsculo (que no se diferencien del resto), no tengas miedo a ampliar.
- Señala bien lo que el usuario debe cambiar o puede cambiar y lo que no. Normalmente un código de colores o recuadros sencillos hace esta labor mucho más sencilla.
- Si la hoja es muy grande y tiene varias partes, organízala bien. No dejes nada a la libra interpretación.
- Puedes crear pequeños menús dentro de la hoja, con links o recuadritos. Una buena práctica es bloquear las primeras filas y poner links a las diferentes partes de la hoja, incluso del libro, para poder cambiar de forma rápida e intuitiva.
- No tengas miedo a escribir, es verdad que excel no está pensado para hacer poesía, pero se agradecen mucho los cuadros de texto con información.
- Siempre pon una imagen o link para poder volver a la portada. Incluso unas flechas para moverse entre hojas. No todo el mundo se sabe los shorcuts para hacerlo.
Un pequeño ejemplo, muy simple, pero que puede ser útil de cómo realizar una portada a un libro de Excel.
