Crear una listas de validación de datos es una opción de Excel que nos permite restringir el uso que le damos a un celda en Excel o elegir entre una lista una serie de valores.

Podemos crear restricciones de manera que sólo se pueda ingresar en la celda con Validación de datos los siguientes tipos:

• Fechas
• Horas
• Longitud de una cadena de texto
• Un número entero
• Un número decimal
• Una elemento de una lista
• Un valor personalizado

Una vez elegido el tipo de validación de datos que queremos usar deberemos darle las condiciones de contorno necesarias.

A continuación explicamos dichas condiciones de contorno para cada uno de los elementos antes citados.

Tipos y condiciones de contorno

Fechas: podremos elegir un operador lógico (mayor que, menor que, igual que, diferente de, entre, no entre) y unas fechas que pongan los límites al operador lógico. También podemos no usar estos valores y dejar el campo libre sólo para fechas.

Horas: al igual que en Fechas, podemos usar los operadores lógicos y un límite superior o inferior de hora. Así mismo, podremos usar el campo como libre sólo para valores de horas.

Número entero: al igual que en Fechas y Horas, podemos usar los operadores lógicos para imponer ciertas condiciones.

Número decimal: igual que en Número entero pero con números decimales.

Longitud de una cadena de texto: podremos usar los operadores lógicos para limitar superior y/o inferiormente el valor de longitud de la cadena de texto. En este caso, siempre hay que marcar un límite usando uno de los operadores lógicos.

Lista: podremos usarlo habiendo escrito la lista previamente un rango de celdas de Excel o podremos escribirlo simplemente separando por  punto y coma “;”.

Mensaje de entrada

Además de estas configuraciones particulares, podremos crear un “Mensaje de entrada”. Dicho mensaje puede mostrarse o no. Las opciones para mostrar son: un título y un mensaje.

Mensaje de error

Puede mostrarse o no cuando intentamos introducir un tipo de dato diferente del que la validación de datos marque. En este mensaje de error podremos definir el tipo de mensaje (entre Detener, Advertencia e Información) el título del mensaje y el mensaje de error.

Puedes ver, con mucho más detalle, cada uno de estos tipos en este artículo: Tipos de validación de datos