Tipos de validación de datos

Hay varios tipos de validación de datos que introducimos en una tabla, más allá de la creación de listas de validación, que nos permite restringir las entradas y obtener cierta seguridad en que la información que tenemos está dentro de los rangos predefinidos. Gastar un poco de tiempo en preparar las herramientas adecuadas siempre será una buena idea porque la información que manejamos debe ser lo más exacta posible. Deben ser datos incontrovertibles. Sobre los que alguién pueda tomar decisiones.

Los tipos de validación de datos que vamos a ver ahora son:

  • Validación de números enteros y números decimales.
  • Validación de fechas y horas.
  • Validación de la longitud de una cadena de texto.
  • Validación de datos personalizada.

Para acceder a esta funcionalidad, vamos a pestaña Datos grupo Herramientas de datos. Validación de datos se basa en dos pestañas: la de Configuración y la de Mensajes de Error. Ésta es opcional pero aconsejo vivamente crear estos mensajes para que el usuario sepa por qué Excel le ha enviado un mensaje de error y cómo corregirlo. En el fichero de ejemplo he creado uno para cada tipo de datos como el de la siguiente figura:

VD_MensajeError

En la pestaña configuración, tenemos un cuadro Datos en el que debemos elegir una de las siguientes opciones:

  • entre
  • no está entre
  • igual a
  • no igual a
  • mayor que
  • menor que
  • mayor o gual que
  • menor o gual que

… lo que nos ofrece mucha flexibilidad para realizar el trabajo que debemos hacer.

Validación de números enteros y números decimales.

Los números enteros pueden ser positivos, negativos o el valor 0 (cero). En el ejemplo, la validación permite 0 y números positivos.

VD_entero

En el ejemplo que he preparado para los números decimales, la entrada permite números entre 0,01 y 0,20 que podría ser el porcentaje de comisión mínimo y máximo de los comerciales de tu empresa. Bastaría con formatear como porcentaje las celdas correspondientes para que se viera claramente esta relación.

VD_decimal

Validación de fechas y horas.

Podemos querer que la fecha de pago de una factura esté entre hoy y dentro de cinco días como en el ejemplo

VD_Fecha

o que nuestras citas estén dentro de la jornada laboral

VD_hora

Otro ejemplo: si utilizamos una tabla de Excel para pasar al departamento de contabilidad las facturas que se deben emitir, deberé crear una regla de validación que no me permita poner una fecha inferior a la fecha de la factura anterior.

Validación de la longitud de una cadena de texto.

VD_longitud

Ahora se permite que lo se introduzca tenga 10 caracteres o menos. Si bien pone longitud de texto, podemos poner también números por lo que no entiendo bien cual es el sentido de este criterio. Pero ahí está. Si quisiéramos que la entrada fuera sólo texto, tuviera un número determinado de caracteres, etc. yo utilizaría Permitir: Personalizada.

Validación de datos personalizada.

En el ejemplo siguiente estoy comprobando que la entrada no está repetida.

VD_Person1

Otro ejemplo.-

Quiero hacer el presupuesto de publicidad que debe tener las siguientes restricciones:

    1. El presupuesto total no debe ser mayor de 9.200 euros.
    2. El importe de cada capítulo no puede ser mayor de un 5% del presupuesto del año anterior.

VD_person2

  1. Cuando lo que introducimos no cumple las restricciones, obtenemos el siguiente mensaje

VD_MensajePerson2

fichero de ejemplo de validación de datos

Enrique es un apasionado de Excel y de las tecnologías. Colabora asiduamente en ExcelyVBA.com como experto en análisis de datos. También ha escrito sobre Dynamics AX y otros temas tecnológicos. Su experiencia en el ámbito financiero hace que tenga un enorme conocimiento de Excel y finanzas.

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