Proteger y desproteger en Excel

Proteger y desproteger

Proteger y desproteger un archivo Excel es fundamental. Podemos proteger una celda, una hoja incluso un libro… y después deberemos aprender a desproteger ése mismo archivo de Excel. Podemos usar contraseña para proteger un libro o proteger una hoja… tantas posiblidades que será imposible que no encuentres la que más te convenga.

Proteger en Excel

En Excel podremos proteger una celda, una hoja o un libro. Esto nos servirá para muchas cosas, por ejemplo, para evitar que un usuario pueda copiar una hoja de un libro o ver el contenido de una hoja oculta, etc… A continuación veremos diferentes métodos para proteger en Excel ya sea con código VBA o sin él.

Proteger una celda en Excel

En ocasiones querremos bloquear una celda en Excel para que no sea editable su contenido y ningún usuario pueda modificarlo. Para ello deberemos seleccionar la celda o celdas que queremos bloquear y hacer click con el botón derecho. Al hacerlo aparecerá un desplegable como el siguiente:

proteger excel

En este desplegable deberemos seleccionar la opción de “Formato de celdas…” y una vez hecho esto aparecerá una ventana como la siguiente en la que elegiremos la pestaña “Proteger”

Después nos fijaremos en que esté marcada la opción “Bloqueada” que suele estar así por defecto. En caso de que no lo estuviera deberíamos marcarla.

NOTA: Normalmente las celdas vienen “Bloqueadas” por defecto. Si queremos que no lo estén deberemos desmarcarlas.

Ahora bien, para que el bloquea surta efecto deberemos proteger la hoja como explicamos a continuación en el siguiente paso.

Una vez que la hoja esté protegida al intentar modificar una de las celdas protegidas nos aparecerá un mensaje como el siguiente:

Proteger una hoja en Excel

Podemos proteger una hoja en Excel para evitar que el usuario lleve a cabo ciertas modificaciones en la hoja como:

  • Seleccionar celdas bloquedadas: el usuario no podrá selecionar las celdas que están bloqueadas
  • Seleccionar celdas no bloqueadas: el usuario no podrá seleccionar las celdas que no están bloqueadas
  • Aplicar formato a celdas, columnas o filas: el usuario no puede aplicar formato de ningún tipo a las celdas de una fila o columna o ninguna celda.
  • Insertar columnas, filas o hipervínculos: el usuario no puede insertar filas y/o columnas ni modificar los hipervínculos.
  • Eliminar columnas o filas: el usuario no podrá eliminar filas y/o columnas
  • Ordenar una tabla: el usuario no puede ordenar una tabla ni filtrarla
  • Usar autofiltros
  • Usar tablas dinámicas y gráficos dinámicos: el usuario no puede modificar una tabla dinámica o gráfico dinámico previamente creado. Y si la hoja está protegida tampoco puede añadir tablas dinámicas.
  • Modificar objetos: el usuario no puede modificar ninguno de los objetos de la hoja como gráficos, formas o imágenes
  • Modificar escenarios: el usuario no puede modificar los diferentes escenarios creados en la hoja.

Ahora bien, todas estas opciones pueden modificarse para que un objeto en particular sí que se pueda modificar si no está bloqueado.

Como proteger hoja Excel

Para proteger una hoja en Excel tenemos dos opciones. O bien podemos usar el botón “Proteger hoja” que se encuentra en la pestaña “Revisar” de la cinta de opciones como se muestra en la siguiente imagen:

proteger hoja excel

O bien podremos hacer click con el botón derecho sobre nuestra pestaña y elegir la opción de “Proteger hoja”.

proteger excel

Mediante ambas opciones lo que conseguiremos será que aparezca una ventana como la siguiente:

opciones proteger hoja excel

En la que tendremos las diferentes opciones de protección de nuestra hoja:

  • Proteger hoja y contenidos de celdas bloqueadas: desactivaremos esta opción si no queremos proteger la hoja.
  • Contraseña…: elegiremos una contraseña (es opcional) para proteger una hoja. En ocasiones simplemente protegeremos la hoja para prevenir que un usuario pueda realizar ciertos cambios sin querer. Es muy importante que recuerdes la contraseña de la hoja. Si no lo haces no podrás desbloquearla de manera sencilla a no ser que utilices el truco que te explicamos más adelante en este tutorial.
  • Permitir a los usuarios de esta hoja…: los elementos que seleccionemos serán las operaciones que permitamos al usuario realizar.

Proteger una hoja de Excel mediante VBA

Puede que queramos proteger una hoja de Excel con VBA, para ello usaremos el siguiente código:

Sin contraseña

Usaremos la siguiente línea de código

Sheets("Nombre de la hoja").Protect

Con contraseña

Usaremos la siguiente línea de código

Sheets("Nombre de la hoja").Protect Password:="Contraseña"

Proteger un libro de Excel

Con mucha frecuencia enviamos un libro de Excel con páginas ocultas y con una estructura determinada que no queremos que se modifique. Para evitar que alguien pueda eliminar una hoja, desocultarla o simplemente añadir hojas nuevas podemos proteger la estructura de nuestro libro. Para ello deberemos ir a la ventana “Revisar” y hacer click en el botón “Proteger libro” como puede ver en la siguiente imagen:

proteger libro excel

Al hacer esto aparecerá una ventana emergente en la que podremos seleccionar si queremos proteger la estructura del libro y añadir una contraseña al libro de Excel.

Esto implica que sí que podremos modificar el contenido de cada hoja pero no podremos hacer cambios sobre el objeto hoja. En la siguiente imagen vemos como, al pinchar sobre la pestaña de una hoja, las opciones de la misma ya no se pueden seleccionar:

En definitiva, no podremos:

  • Insertar una nueva hoja
  • Eliminar una hoja existente
  • Cambiar el nombre de la hoja
  • Mover o copiar la hoja seleccionada
  • Cambiar el color del a etiqueta de una hoja
  • Ocultar la hoja seleccionada
  • Mostrar hojas que estén ocultas.

Desproteger Excel

Una hoja de Excel o un libro de Excelpuede estar protegida mediante contraseña introducida manualmente o mediante código de VBA o puede que no tenga ninguna contraseña. A continuación os explicamos todos los métodos para desproteger Excel ya sea una hoja o un libro.

Desproteger libro Excel

Si un libro está protegido podemos desprotegerlo de dos maneras diferentes. La primera y más sencilla es haciendo click en el botón “Proteger libro” de la pestaña “Revisar” como se puede ver en la siguiente imagen:

img_57684746520ee

Aunque también podremos hacerlo mediante una sencilla macro como la siguiente:

Sub Desproteger_libro()
Activeworkbook.Unprotect
End Sub

Pero si necesitamos una contraseña usaremos el siguiente código:

Sub Desproteger_libro()
Activeworkbook.Unprotect Password:="Contraseña"
End Sub

Desproteger hoja Excel sin contraseña

Si quieres desproteger una hoja de Excel que no tiene contraseña tan sólo tendrás que pinchar sobre la pestaña de la hoja de Excel de la parte inferior como se muestra en la siguiente imagen y seleccionar la opción “Desproteger hoja”.

También puedes hacerlo mediante el botón “Desproteger hoja” que puedes ver en la cinta de opciones de Excel en la pestaña “Revisar”.

Ambos botones funcionan de la misma manera así que tu hoja de Excel quedará completamente desprotegida.

Quitar contraseña a una hoja Excel modo 1

Si la contraseña fue introducida en la hoja de Excel mediante VBA te recomiendo que revises si en algún lugar de las macros que escribiste tienes puesta la contraseña. El código debería ser algo así:

Sheets("Nombre de la hoja").Protect Password:="Contraseña"

Para poder ver el código de VBA debes ir al editor de VBA y revisar cada uno de los módulos.

Si encuentras esta sentencia en tú código de VBA tienes una buena noticia, ya puedes desproteger tu hoja Excel siguiendo los siguientes pasos.

  1. Ve a la hoja de Excel que quieres desproteger
  2. Haz clic sobre la pestaña con el nombre de la hoja con el botón derecho del ratón
  3. Haz clic sobre la opción “Desproteger hoja”
  4. Introduce la contraseña y haz clic en aceptar.

Con estos sencillos pasos podrás quitar contraseña de la hoja de Excel.

Quitar contraseña a una hoja Excel modo 2

Si esta opción no funciona no tendrás más remedio que usar el siguiente método de VBA para poder quitar la contraseña de la hoja. Para ello deberás seguir los siguientes pasos:

  1. Abre el editor de VBA haciendo clic en las teclas Alt + F11
  2. Crear un nuevo módulo de VBA
  3. Copia la siguiente macro en dicho módulo
  4. Sitúate con el cursor del ratón dentro de la macro, por ejemplo, haz clic sobre el nombre de la macro con el botón izquierdo.
  5. Presiona la tecla F5 para ejecutar la macro y ten un poco de paciencia… esta macro puede tardar algún minuto en conseguir la contraseña.
Sub Desproteger_hoja()

        Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer, sht As Integer
        Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
        Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
        Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
    
        For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
        For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
        For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
        For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
            ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
                Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
                Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
            If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
                 GoTo siguiente
            End If
        Next: Next: Next: Next: Next: Next
        Next: Next: Next: Next: Next: Next
        
siguiente:
End Sub

Es muy importante que sepas que la macro no va a conseguir la contraseña original sino que conseguirá una combinación de letras y números que hará posible desbloquear la hoja de Excel y te dará una contraseña de desbloqueo.

Quitar contraseña en todas las hojas de un libro de Excel

Si quieres quitar las contraseñas a todas las hojas de un libro de Excel debes seguir los mismos pasos que en el apartado anterior pero utilizar la siguiente macro.

Sub Desproteger_hojas()

        Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer, sht As Integer
        Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
        Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
        Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
            
    For sht = 1 To Sheets.Count
        Sheets(sht).Visible = True
        Sheets(sht).Activate
    
        For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
        For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
        For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
        For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
            ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
                Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
                Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
            If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
                 GoTo siguiente
            End If
        Next: Next: Next: Next: Next: Next
        Next: Next: Next: Next: Next: Next
        
siguiente:
    Next
End Sub

Nunca usas estos trucos para desproteger …

Estos trucos de Excel debes usarlos para desproteger solamente tus libros de Excel. Si quieres desproteger un Excel que no es tuyo pide la contraseña. Si no te la dan pregúntate ¿por qué?. Quizás no debas desproteger aquello que pretendes desproteger ¿no?. Recuerda, el conocimiento siempre se puede usar en dos direcciones: para hacer el bien o para hacer el mal. ¿Para qué lo usas tú?

Y después de esto, como ya estoy seguro de que lo que pretendes es desproteger Excel para ti y porqué son tus libros y simplemente se te olvidó la contraseña te dejo con el tutorial.

Pero si eres de los que te gusta trastear con archivos aquí tienes un tutorial interesante en vídeo que está muy bien explicado:

Bonus track: proteger Excel para que no se pueda abrir

Si quieres proteger un Excel para que solo lo puedan abrir las personas que reciban de tu parte una contraseña tan solo tienes que seguir los siguientes pasos:

Autor: Quique Arranz

Quique es un fanático del Excel desde que empezó a trabajar con ello hace unos pocos años. Adquirió su conocimiento a través de Google y de infinitas pruebas y más pruebas. Además, Quique es un entusiasta de su familia (mujer e hijos), del deporte y de la cerveza... no dudes en contactar con él para cualquier duda que tengas.

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